Üniversitemiz birimlerinde süreç yönetiminin ve kalite güvencesi sisteminin ortak bir anlayışla yürütülmesi amacıyla düzenlenen KVYS Yaygınlaştırma Eğitim ve Çalıştay Programının hazırlık, uygulama, izleme ve değerlendirme aşamalarını ele alan değerlendirme raporu, Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanarak yayımlandı.
Program, 21–23 Temmuz 2026 tarihlerinde Fen-Edebiyat Fakültesi Mevlâna Amfisinde idari birimler, akademik birimler ile koordinatörlükler ve uygulama-araştırma merkezleri için ayrı oturumlar hâlinde yapıldı. Her oturumda Kalite Veri Yönetim Sisteminin (KVYS) kullanımı, TS EN ISO 9001:2015 standardının süreç yaklaşımı, süreç kartı, görev tanımı ve form hazırlama ile doküman yazım kuralları anlatıldı. Ardından birimlerimiz, kendileri için hazırlanan birim föyleri üzerinden mevcut dokümanlarını gözden geçirdi. Programa 50 birimden 103 yönetici ve çalışan katıldı.
Çalıştayda alınan on karar katılımcılara yazılı olarak bildirildi. Kararların uygulanması 27 Temmuz – 21 Eylül 2026 arasında dokuz hafta boyunca her pazartesi ön lisans, lisans-lisansüstü ve idari birim gruplarıyla yapılan ortak toplantılarla izlendi. Bu toplantılarda birden çok birimin kullandığı formlar ortak formlarda birleştirildi, birime özgü formlar ayrıca belirlendi. Haziran–Kasım 2026 döneminde birimlerden gelen 55 yazılı geri bildirim kayıt altına alınarak dokümanlara yansıtıldı.
Rapor, KVYS’deki gelişimi de ortaya koyuyor. Haziran 2026 öncesinde 189 olan yayımlanmış doküman sayısı Eylül 2026 başında 569’a, Kasım 2026 itibarıyla 69 birimde 1.585’e ulaştı. Bu dokümanların 833’ü form, 278’i görev tanımı, 98’i yönergedir. KVYS, 11 Eylül 2026 tarihinde kurumsal kullanıma açıldı.
Program sonunda, 5–6 Kasım 2026 tarihlerinde katılımcılara çevrim içi ve anonim bir değerlendirme anketi uygulandı; anketi 28 katılımcı yanıtladı. Beşli ölçekte programdan genel memnuniyet 4,57 olarak ölçüldü ve yanıtlayanların %89’u programdan memnun olduğunu belirtti. En yüksek ortalamayı “KVYS’nin birimin iş ve işlemlerini kolaylaştıracağı” ifadesi (4,64) aldı. Bunu çalıştay sonrasında Koordinatörlükle yapılan toplantı ve yazışmaların yararlı bulunması (4,61) ile birim önerilerinin dikkate alınması (4,57) izledi.
Birimlerimiz önümüzdeki dönemde en çok risk ve fırsat analizi, süreç kartı ve iş akışı hazırlama ile KVYS yazılımının kullanımı konularında destek beklediklerini bildirdi. Raporda bu doğrultuda yedi iyileştirme önerisi yer alıyor: risk ve fırsat analizi ile süreç kartı konularında uygulamalı eğitim, KVYS işlemleri için kısa video anlatımlar ve kullanım kılavuzu, talep eden birimlerle birime özel çalışma toplantıları, geri bildirim kayıt çizelgesinin sürdürülmesi, öğrencileri ilgilendiren dokümanların oryantasyon programında ve birim web sayfalarında tanıtılması, dokümanların birim kalite komisyonlarında yılda en az bir kez gözden geçirilmesi ve ertelenen değerlendirme oturumunun KVYS’nin ilk yıllık değerlendirmesiyle birlikte yapılması.
Rapor, süreçlerin, görev tanımlarının ve formların süreci fiilen yürüten birim çalışanlarının katkısıyla tanımlandığını ve birim geri bildirimlerinin kayıt altına alınarak dokümanlara yansıtıldığını gösteriyor. Rapora aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabiliyor.
