Üniversitemiz paydaşlarının şikâyet, talep, öneri, bilgi edinme ve memnuniyet bildirimlerini tek bir kanaldan iletmesini sağlayan Giresun Üniversitesi İletişim Merkezi (GİMER) Başvuru Portalı, gimer.giresun.edu.tr adresinde kullanıma açıldı.
Sistemin kurumsal çerçevesi, Üniversitemiz Senatosunun 10 Eylül 2026 tarihli ve 300-1 sayılı kararıyla kabul edilerek yürürlüğe giren Giresun Üniversitesi İletişim Merkezi Yönergesi ile belirlendi. Yönerge; paydaş başvurularının tek kanaldan, bütüncül ve izlenebilir biçimde yönetilmesini esas alıyor, başvuruların Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al döngüsü çerçevesinde alınmasını, değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını düzenliyor. Yönergeye, Kalite Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden KYS-YNR.092 doküman numarasıyla kvys.giresun.edu.tr adresinden erişilebiliyor.
Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü tarafından Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğiyle hayata geçirilen sistem; öğrencilerimizin, personelimizin ve dış paydaşlarımızın Üniversitemizle kurduğu iletişimi kayıt altına alıyor, her başvuruyu bir takip numarasına bağlayarak izlenebilir kılıyor ve yanıt süreçlerini Yönergede tanımlanan hizmet düzeyleri üzerinden yürütüyor.
Portal üzerinden beş başvuru türü iletilebiliyor. Yönergenin EK-1’inde belirlenen kurum içi hedef sürelere göre; yaşanan sorunların bildirildiği şikâyet başvuruları ile hizmet ve işlem talepleri beş iş günü, bilgi ve belge talepleri, gelişime katkı sunan öneriler ve olumlu deneyimlerin paylaşıldığı memnuniyet bildirimleri yedi iş günü içinde cevaplanıyor. Süre sayacı başvurunun ilgili birime atandığı anda başlıyor ve hafta sonları süreye dâhil edilmiyor. Sürenin yüzde yetmiş beşine ulaşılmasında birim yöneticisine, yüzde doksanına ulaşılmasında GİMER Yetkilisine, sürenin aşılması hâlinde üst yönetime kademeli eskalasyon bildirimi üretiliyor. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununda öngörülen azami cevap süreleri her hâlde saklı tutuluyor.
Başvurular üç ayrı paydaş grubu için tanımlanmış doğrulama yollarıyla alınıyor. Dış paydaşlar kimlik bilgilerinin Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü kayıtlarıyla doğrulanması yoluyla, öğrencilerimiz Öğrenci Bilgi Sistemi hesabıyla, personelimiz ise kurumsal e-posta hesabıyla sisteme giriş yapıyor. Kimlik doğrulama, başvuru formu ve tamamlama adımlarından oluşan üç aşamalı akışta kişisel verilerin korunmasına ilişkin politika metni onaya sunuluyor; başvuru sahiplerine ayrıca kimliklerinin gizli tutulmasını talep etme imkânı tanınıyor.
GİMER, kalite güvencesi açısından bir geri bildirim mekanizmasının kurumsallaşmasını ifade ediyor. Yükseköğretimde kalite güvencesi, paydaş görüşünün alınmasının yanı sıra alınan görüşün ne yapıldığının izlenmesini de gerektiriyor. Portal, dağınık kanallardan ulaşan bildirimleri tanımlı bir sürece bağlayarak her başvurunun kime yönlendirildiğini, hangi sürede yanıtlandığını ve sonucunda ne yapıldığını kayıt altına alıyor. Bu yapı, Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al döngüsünün geri bildirim ayağını izlenebilir hâle getiriyor.
Sistemin ürettiği veriler, birim bazlı başvuru dağılımı, konu kırılımları ve yanıt süresi performansı üzerinden raporlanabiliyor. Bu raporlar; hizmet süreçlerindeki tıkanma noktalarının belirlenmesine, yinelenen başvuru konularının kök nedenleriyle ele alınmasına ve iyileştirme kararlarının kanıta dayandırılmasına imkân tanıyor. Böylece tekil başvuruların yanıtlanmasının ötesinde, kurumsal süreçlerin geri bildirim verisiyle desteklenmesi sağlanıyor.
Başvuru yapmak ve mevcut başvurunuzun durumunu takip numarasıyla izlemek için gimer.giresun.edu.tr adresini ziyaret edebilirsiniz.
