Sistem neleri kapsıyor?

KVYS; yönetmelik, yönerge, usul ve esaslar, politika, prosedür, görev tanımı, form ve rehber/kılavuz niteliğindeki dokümanların, iş süreçlerinin ve kalite kayıtlarının elektronik ortamda yönetildiği kurumsal bir web uygulaması. Bir dokümanın hazırlanmasından yayımlanmasına, revize edilmesinden yürürlükten kaldırılmasına kadar tüm yaşam döngüsü sistemde kayıt altında tutuluyor. Üniversite faaliyetleri; eğitim-öğretim, araştırma, geliştirme ve bilgi transferi, toplumsal katkı, uluslararasılaşma, stratejik yönetim ve destek hizmetleri ana süreçleri altında tanımlanmış durumda.

Herkese açık bölüm

Sistemin herkese açık bölümü giriş gerektirmiyor. Bu bölümde doküman türü, birim ve anahtar kelimeye göre arama yapılabiliyor; öğrenci ve personel dokümanlarına ayrı başlıklardan erişilebiliyor. Süreç haritası ve süreç akış şemaları ile iç ve dış kaynaklı dokümanların ayrı izlenmesi de bu bölümde yer alıyor.

Her dokümanın üst bilgisinde doküman numarası, revizyon numarası ve yayım tarihi; alt bilgisinde ise kalıcı bağlantı adresi ve okutulduğunda dokümanın güncel sürümünü açan karekod bulunuyor. Böylece yürürlükteki tek ve güncel sürüme her zaman aynı adres ve aynı karekod üzerinden ulaşılabiliyor.

Yetkili kullanıcılar için

Kurumsal e-posta ile giriş yapılıp rol seçildikten sonra kullanılan yetkili kullanıcı bölümünde; yeni doküman ve revizyon talepleri, düzeltici/önleyici ve iyileştirici faaliyet kayıtları, paydaş istek ve kanaatleri, PUKÖ döngüleri ile iç tetkik planlama, uygulama ve raporlama işlemleri yürütülüyor. Her birimde talep açma ve veri girişinden sorumlu bir Veri Giriş Sorumlusu (birim kalite temsilcisi) görev yapıyor; birim amiri ise Birim Onay Sorumlusu olarak onay sürecini üstleniyor. Yeni doküman ve revizyon talepleri yalnızca sistemdeki “Doküman Talebi” ve “Revizyon Talebi” ekranlarından oluşturuluyor; sistem dışında iletilen talepler değerlendirmeye alınmıyor.

Birim web sayfaları ve entegrasyon çalışması

Birimlerin kendi web sayfalarında doküman dosyası yayımlaması yerine, dokümanın KVYS’deki kalıcı bağlantı adresine yönlendirme yapması veya sistemdeki “Web Sitesi Liste Oluşturucu” ile üretilen, kendiliğinden güncellenen doküman listesini sayfalarına eklemesi bekleniyor. Ayrıca birim web sayfalarındaki dokümanların KVYS ile entegrasyonuna yönelik bir çalışma başlatıldı; çalışma tamamlandığında bilgilendirme materyali veya eğitim içeriği ile ayrıca duyurulacak.

Tanıtım ve “Nasıl Yapılır” videoları

Koordinatörlükçe hazırlanan bir tanıtım videosu ve altı “Nasıl Yapılır” videosu, Koordinatörlüğümüzün web sayfasında ve YouTube kanalındaki oynatma listesinde yayımlandı.

İlk üç video giriş gerektirmeyen herkese açık bölümü konu alıyor ve tüm öğrenciler, personel ve dış paydaşlar için uygun. Son dört video ise birimlerin Veri Giriş Sorumluları ile Birim Onay Sorumlularına yönelik. Sistemde ayrıca ekranda adım adım yol gösteren doküman arama ve birim doküman rehberleri bulunuyor.