Üniversitemiz paydaşlarının şikâyet, talep, öneri, bilgi edinme ve memnuniyet bildirimlerini tek bir kanaldan iletmesini sağlayan Giresun Üniversitesi İletişim Merkezi (GİMER) Başvuru Portalı, gimer.giresun.edu.tr adresinde kullanıma açıldı.
Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü tarafından Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğiyle hayata geçirilen sistem; öğrencilerimizin, personelimizin ve dış paydaşlarımızın Üniversitemizle kurduğu iletişimi kayıt altına alıyor, her başvuruyu bir takip numarasına bağlayarak izlenebilir kılıyor ve yanıt süreçlerini önceden ilan edilmiş hizmet düzeyleri üzerinden yürütüyor.
Portal üzerinden beş başvuru türü iletilebiliyor. Yaşanan sorunların bildirildiği şikâyet başvuruları iki iş günü, bilgi ve belge talepleri üç iş günü, hizmet ve işlem talepleri beş iş günü, gelişime katkı sunan öneriler ile olumlu deneyimlerin paylaşıldığı memnuniyet bildirimleri yedi iş günü içinde yanıtlanıyor. Bu süreler portalın ana sayfasında kamuya açık biçimde ilan ediliyor; böylece kurumun kendisine koyduğu yanıt taahhüdü başvuru sahibi tarafından baştan görülebiliyor.
Başvurular üç ayrı paydaş grubu için tanımlanmış doğrulama yollarıyla alınıyor. Dış paydaşlar kimlik bilgilerinin Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü kayıtlarıyla doğrulanması yoluyla, öğrencilerimiz Öğrenci Bilgi Sistemi hesabıyla, personelimiz ise kurumsal e-posta hesabıyla sisteme giriş yapıyor. Kimlik doğrulama, başvuru formu ve tamamlama adımlarından oluşan üç aşamalı akışta kişisel verilerin korunmasına ilişkin politika metni onaya sunuluyor; başvuru sahiplerine ayrıca gizli başvuru seçeneği tanınıyor.
GİMER, kalite güvencesi açısından bir geri bildirim mekanizmasının kurumsallaşmasını ifade ediyor. Yükseköğretimde kalite güvencesi, paydaş görüşünün alınmasının yanı sıra alınan görüşün ne yapıldığının izlenmesini de gerektiriyor. Portal, dağınık kanallardan ulaşan bildirimleri tanımlı bir sürece bağlayarak her başvurunun kime yönlendirildiğini, hangi sürede yanıtlandığını ve sonucunda ne yapıldığını kayıt altına alıyor. Bu yapı, Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al döngüsünün geri bildirim ayağını izlenebilir hâle getiriyor.
Sistemin ürettiği veriler, birim bazlı başvuru dağılımı, konu kırılımları ve yanıt süresi performansı üzerinden raporlanabiliyor. Bu raporlar; hizmet süreçlerindeki tıkanma noktalarının belirlenmesine, yinelenen başvuru konularının kök nedenleriyle ele alınmasına ve iyileştirme kararlarının kanıta dayandırılmasına imkân tanıyor. Böylece tekil başvuruların yanıtlanmasının ötesinde, kurumsal süreçlerin geri bildirim verisiyle desteklenmesi sağlanıyor.
Başvuru yapmak ve mevcut başvurunuzun durumunu takip numarasıyla izlemek için gimer.giresun.edu.tr adresini ziyaret edebilirsiniz.
